目录导读
- 审批流程的痛点与Teams解决方案
- Teams审批功能的核心优势
- 一键发起审批的详细步骤指南
- 审批模板的创建与自定义方法
- 移动端与桌面端的操作差异
- 审批流程的管理与跟踪技巧
- 常见问题解答（FAQ）
- 最佳实践与效率提升建议
审批流程的痛点与Teams解决方案
传统审批流程往往涉及纸质表单、邮件往来或独立审批系统，导致效率低下、跟踪困难，Microsoft Teams集成Power Automate后，将审批功能直接嵌入协作环境，实现无缝衔接的工作流，用户无需切换应用，在Teams聊天、频道或群组中即可一键发起审批，显著缩短处理周期。
Teams审批功能的核心优势
- 无缝集成：审批功能直接嵌入Teams界面，无需跳转外部系统
- 实时通知：审批人与发起人通过Teams通知、邮件或移动推送接收提醒
- 移动友好：通过Teams移动应用随时随地处理审批请求
- 自动化记录：所有审批记录自动存档，便于审计与追溯
- 自定义灵活：支持创建多种审批模板，适应不同业务场景
一键发起审批的详细步骤指南
桌面端操作流程
- 进入审批应用：在Teams左侧导航栏点击“应用”→搜索“审批”→添加应用
- 发起新请求：在审批应用主页点击“新建”→选择“审批请求”
- 填写审批信息：
- 选择预设审批模板或创建新请求
- 输入审批标题、详细说明
- 添加相关文件（支持从OneDrive、本地或最近文件选择）
- 指定审批人（可多选）
- 设置截止日期（可选）
- 一键发送：点击“发送”完成发起
快捷发起方式
- 在聊天中直接发起：在任意聊天框点击“···”更多选项→选择“审批”
- 从文件发起：在Teams中右键点击文件→选择“审批”
- 使用命令：在命令框输入“/approval”快速启动
审批模板的创建与自定义方法
- 进入模板管理：在审批应用点击“模板”→选择“创建模板”
- 配置模板内容：
- 设置模板名称、类别
- 定义审批字段（文本、数字、日期、选项等）
- 配置默认审批人、截止时间规则
- 设置自动化规则（如金额超过阈值时自动转交特定审批人）
- 保存与共享：保存模板后，可设置为团队共享模板或个人专用模板
移动端与桌面端的操作差异
| 功能 | 移动端 | 桌面端 |
|---|---|---|
| 发起审批 | 通过底部“+”按钮访问 | 通过左侧应用栏或聊天扩展 |
| 文件附加 | 支持拍照、相册、云存储 | 支持拖拽、多文件选择 |
| 审批处理 | 滑动操作、快速批准/拒绝 | 详细视图、批量操作 |
| 通知响应 | 推送通知直接操作 | 活动源或邮件链接跳转 |
审批流程的管理与跟踪技巧
- 实时看板：使用审批主页的“待处理”、“已发送”、“已完成”视图跟踪状态
- 提醒设置：为紧急审批设置自动提醒间隔（24小时、48小时等）
- 委托功能：审批人可临时委托他人处理请求
- 导出记录：支持将审批历史导出为CSV文件，用于数据分析
- 与Planner集成：将批准的请求自动创建为Planner任务
常见问题解答（FAQ）
Q1: Teams审批功能是否需要额外许可证？ A: 基础审批功能包含在大多数Microsoft 365商业计划中，高级自动化功能可能需要Power Automate许可证。
Q2: 审批人可以修改审批请求内容吗？ A: 审批人只能批准、拒绝或添加评论，不能修改原始请求内容，如需修改，需退回由发起人重新提交。
Q3: 如何确保审批的安全性？ A: Teams审批继承Microsoft 365安全框架，包括数据加密、合规性标准和基于角色的访问控制。
Q4: 审批请求有大小限制吗？ A: 单个审批请求支持附加最多10个文件，每个文件不超过100MB，文本内容无严格限制。
Q5: 能否设置多级审批流程？ A: 是的，可通过Power Automate创建复杂的多级审批流，包括并行审批、条件路由等。
Q6: 审批数据保留多久？ A: 默认保留政策遵循组织的数据保留设置，管理员可在Microsoft 365合规中心自定义保留期。
最佳实践与效率提升建议
标准化模板库
建立部门或项目专用的审批模板库,统一命名规范（如“市场部-活动预算审批”、“IT部-设备采购申请”），减少重复配置时间。
智能自动化配置
- 将常规模板固定到Teams左侧导航栏,实现一键访问
- 为重复性审批设置预定义审批人组
- 利用Power Automate连接审批与其他系统（如ERP、CRM）
团队协作优化
- 在团队频道中创建“审批请求”标签，集中管理
- 定期审查审批数据,识别流程瓶颈
- 结合Teams会议功能,对复杂审批进行快速讨论
移动办公适配
- 鼓励使用移动端快速处理紧急审批
- 配置移动端快捷方式,将常用模板添加到手机主屏幕
- 启用生物识别认证,确保移动审批安全
通过将审批流程深度整合到Teams协作环境中,组织不仅简化了操作步骤，更创造了透明、可追溯的决策文化，一键发起审批不仅仅是技术功能的改进，更是工作方式的革新，让团队能够将更多精力聚焦于核心业务而非流程事务。
随着Microsoft持续更新Teams平台,审批功能将更加智能化，预计未来将融入AI建议审批人、自动分类请求、预测性时间估算等高级功能，建议团队定期关注更新日志，持续优化审批工作流，最大化利用这一高效工具提升组织运营效率。
