目录导读
- 等候室功能概述 - 了解Teams会议等候室的作用与价值
- 一键关闭等候室的步骤 - 详细操作流程解析
- 不同场景下的设置策略 - 根据会议类型灵活配置
- 常见问题解答 - 解决用户实际操作中的疑问
- 安全与便利的平衡 - 关闭等候室后的会议管理建议
- 高级管理技巧 - 针对企业管理员的功能配置
等候室功能概述
Microsoft Teams的等候室功能是一项重要的会议安全特性，它允许会议组织者控制参与者何时加入会议，当启用等候室时，除了指定的演示者、组织者或特定人员外，所有参会者都会先进入虚拟“等候区”，直到主持人手动准许他们进入主会议空间。
这一功能在以下场景特别有用：
- 需要控制参会者进入时间的正式会议
- 涉及敏感话题的内部讨论
- 教育场景中防止学生提前进入课堂
- 公开会议中筛选参与者
在某些非正式或内部团队会议中,等候室可能会造成不必要的延迟和沟通障碍，这时“一键关闭”功能就显得尤为重要。
一键关闭等候室的步骤
在安排会议时关闭等候室
- 创建新会议：在Teams日历中点击“新建会议”
- 填写会议详情：输入会议标题、时间、参与者等信息
- 进入会议选项：点击会议邀请中的“会议选项”链接
或者：在会议安排界面直接查找“会议选项”按钮
- 调整等候室设置：
- 在“谁可以绕过等候室？”下拉菜单中
- 选择“所有人”选项
- 保存设置：点击“保存”完成设置
在会议进行中关闭等候室
- 进入已开始的会议：作为组织者或演示者加入会议
- 打开参与者面板：点击会议控制栏上的“参与者”图标
- 访问更多选项：点击参与者面板右上角的“...”更多选项
- 调整等候室设置：
- 选择“会议选项”
- 在打开的浏览器页面中,将等候室设置改为“所有人”
- 应用更改：设置会自动保存并立即生效
通过会议策略批量关闭（管理员）
企业管理员可以通过Teams管理中心批量设置会议策略：
- 访问Microsoft Teams管理中心
- 导航至“会议”>“会议策略”
- 选择或创建新的会议策略
- 找到“自动准许用户”设置
- 选择“所有人”选项
- 将策略分配给相应用户或群组
不同场景下的设置策略
内部团队日常会议
对于日常站会、团队协作会议，建议完全关闭等候室，选择“所有人”可以直接加入的设置，减少等待时间，提高会议效率。
客户演示与外部会议
建议设置为“组织者选择的人员”，然后提前将客户或外部参与者添加到“可以绕过等候室”的名单中，平衡安全与便利。
大型公开会议或网络研讨会
考虑使用“仅限受邀者”设置，配合注册功能，确保只有合法注册的参与者能够加入会议。
教育培训场景
教师可以设置为“在我的组织中的人”，这样本校学生可以直接加入，而外部人员则需要等待准许。
常见问题解答
Q：关闭等候室后，会议安全性是否会降低？ A：关闭等候室确实会降低入会控制级别，但对于内部会议或信任的参与者群体，这种风险是可接受的，Teams仍提供其他安全功能，如会议密码、仅认证用户加入等。
Q：能否为定期系列会议设置永久关闭等候室？ A：可以，在创建系列会议时设置的等候室选项会应用于该系列的所有会议实例，您也可以在Teams会议策略中设置默认选项。
Q：关闭等候室后，如何防止不受欢迎的参与者加入？ A：即使关闭等候室，您仍然可以：
- 设置会议密码
- 限制为仅组织者邀请的人员
- 在会议中移除特定参与者
- 锁定会议以防止新参与者加入
Q：为什么我找不到“会议选项”按钮？ A：这可能是因为：
- 您不是会议组织者或演示者
- 使用的是旧版Teams客户端（建议更新）
- 组织策略限制了您的访问权限
Q：关闭等候室设置后，新参与者加入时会有通知吗？ A：是的，即使关闭等候室，当新参与者加入时，系统仍会在屏幕上显示通知，您也可以在参与者面板中查看所有参会者。
安全与便利的平衡
关闭等候室虽然提高了会议加入的便利性,但也需要考虑相应的安全措施：
推荐的组合安全设置
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会议密码保护：即使关闭等候室，仍可设置会议密码，为会议增加第一道防线。
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仅限认证用户：限制只有拥有组织账户的用户才能加入，有效防止外部匿名访问。
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会议室锁定功能：会议开始后，主持人可以“锁定”会议，防止新的参与者加入。
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参与者管理权限：限制只有组织者可以共享屏幕、更改参会者角色，减少会议干扰。
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会前注册功能：对于公开会议，要求参与者提前注册，便于筛选和跟踪。
最佳实践建议
- 定期会议：根据会议性质动态调整等候室设置
- 敏感会议：即使内部会议，涉及机密话题时也应启用等候室
- 混合会议：部分参与者直接进入，特定人员通过等候室审核
- 备份方案：始终准备快速重新启用等候室的方法
高级管理技巧
使用Power Automate自动化设置
对于需要频繁创建同类会议的用户,可以通过Power Automate创建自动化流程，自动设置会议选项，包括等候室配置。
PowerShell批量配置
企业管理员可以使用Teams PowerShell模块批量更新会议设置：
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "Global" -AutoAdmittedUsers "Everyone"
会议模板功能
创建自定义会议模板,将等候室设置预设为适合特定会议类型的配置，一键应用所有相关设置。
第三方集成方案
一些第三方工具和插件可以提供更精细的会议控制选项,包括基于规则的自动等候室管理。
用户培训与指南
为组织成员创建清晰的指导文档,说明不同会议类型的最佳设置方案，确保Teams功能得到合理利用。
通过合理配置Teams会议的等候室功能,组织可以在安全性和会议效率之间找到最佳平衡点，一键关闭等候室虽然是一个简单的操作，但其背后的策略思考却反映了现代远程协作的核心理念：在确保必要安全控制的前提下，最大限度地减少技术障碍，促进顺畅沟通。
无论是日常团队会议还是重要客户演示,掌握等候室的灵活配置方法，都能帮助您更专业、高效地管理Teams会议，提升整体协作体验，最好的设置永远是符合您特定会议需求的那一个。
