Teams审批发起全攻略，提升团队协作效率的关键步骤

目录导读

1. Teams审批功能概述 - 了解审批功能的核心价值
2. 发起审批的三种主要方式 - 详细操作步骤解析
3. 审批流程自定义设置 - 如何配置符合团队需求的流程
4. 审批管理与跟踪 - 掌握审批状态和后续操作
5. 常见问题解答 - 解决实际使用中的疑惑
6. 最佳实践建议 - 提升审批效率的专业技巧

Teams审批功能概述

Microsoft Teams中的审批功能是一个内建的工作流工具，允许团队成员快速创建、提交和批准各类请求，这个功能直接集成在Teams协作环境中，无需切换应用程序即可完成请假申请、费用报销、采购请求等常见审批流程，根据微软官方数据，使用集成审批流程的团队平均减少40%的行政处理时间。

审批功能位于Teams左侧应用栏中,可以通过添加“审批”应用快速访问，它提供了模板化创建、自定义流程和移动端支持等特性，成为现代数字化办公中不可或缺的效率工具。

发起审批的三种主要方式

通过审批应用直接创建

这是最直接的审批发起方式：

1. 在Teams左侧导航栏中点击“审批”应用图标（如未显示，可通过“更多添加应用”搜索添加）
2. 进入审批界面后,点击右上角“新建审批”按钮
3. 选择审批类型：可使用预设模板（请假、报销等）或创建自定义审批
4. 填写审批详细信息：包括标题、描述、金额（如适用）、日期等
5. 指定审批人：可添加单个或多个审批人，设置并行或串行审批流程
6. 添加附件（可选）：上传相关支持文件
7. 点击“发送”提交审批请求

在聊天或频道中快速发起

在团队协作场景中,您可以直接在相关对话中发起审批：

1. 在Teams聊天或频道对话框中,点击底部工具栏的“更多选项”（⋯）
2. 从菜单中选择“审批”图标
3. 系统会自动将当前对话上下文与审批关联,简化信息填写
4. 完成审批表单并发送,审批将同时出现在审批中心和当前对话中

通过Teams移动端发起

移动端操作流程与桌面版类似：

1. 打开Teams移动应用,点击底部导航栏中的“更多”（⋯）
2. 找到并点击“审批”应用
3. 点击右下角的“+”按钮创建新审批
4. 填写必要信息并指定审批人
5. 利用手机摄像头直接拍摄或上传文件作为附件
6. 点击发送完成审批创建

审批流程自定义设置

Teams审批的高级功能允许管理员和用户自定义审批流程：

创建自定义审批模板：

1. 进入审批应用,点击“创建模板”
2. 设计审批表单字段：可添加文本、数字、日期、选项等多种字段类型
3. 设置审批流程规则：定义审批顺序、条件分支（如不同金额需要不同级别审批）
4. 配置通知设置：自定义审批状态更新的通知方式
5. 保存模板供团队重复使用

审批人配置选项：

• 单人审批：最简单的直线审批流程
• 多人并行审批：所有审批人同时收到请求，任意一人批准即可通过
• 多人串行审批：按指定顺序依次审批，前一人批准后才会流转到下一个人
• 混合审批流程：结合并行和串行的复杂审批逻辑

审批管理与跟踪

发起审批后,您可以通过以下方式管理您的请求：

查看审批状态：

1. 进入审批应用,默认显示“我的审批”选项卡
2. 查看不同分类：待处理、已批准、已拒绝的审批请求
3. 点击单个审批查看详细信息、审批人意见和当前进度

审批人操作指南： 当您被指定为审批人时：

1. 您将在Teams活动源、聊天通知或电子邮件中收到审批请求
2. 点击通知可直接进入审批详情页面
3. 选择“批准”或“拒绝”，并可添加评论说明决定理由
4. 对于串行审批,您的决定将触发流程中的下一步

数据导出与报告： Teams审批提供基础数据分析功能：

• 导出审批历史记录为CSV文件
• 查看团队审批效率指标
• 识别审批流程中的瓶颈环节

常见问题解答

Q1：审批发起后可以修改或撤回吗？ A：在审批人尚未操作前，发起人可以直接在审批详情页面点击“撤回请求”，一旦有审批人做出了决定，则无法修改或撤回，但可以重新发起新的审批请求。

Q2：可以设置审批自动过期吗？ A：是的，在创建审批时，高级设置中可以选择“设置到期时间”，指定如果在特定日期前未完成审批，则请求自动过期。

Q3：审批功能是否需要额外付费？ A：Teams审批功能在大多数Microsoft 365商业和教育计划中都已包含，无需额外付费，但某些高级分析功能可能需要高级许可证。

Q4：审批人可以委托他人审批吗？ A：当前Teams审批原生功能不支持正式委托，但审批人可以通过与发起人沟通，要求重新发送给其他审批人，作为变通方案，可以设置多个并行审批人。

Q5：审批数据存储在哪里？是否符合合规要求？ A：审批数据存储在微软云中，符合Microsoft 365的安全和合规标准，企业管理员可以通过合规中心访问和管理这些数据。

Q6：能否集成外部系统或自动化流程？ A：通过Power Automate，可以将Teams审批与数百个外部系统连接，创建自动化工作流，审批通过后自动在财务系统创建记录。

最佳实践建议

1. 标准化审批模板：为常见请求类型创建标准化模板，确保信息收集的一致性，减少来回澄清的时间。

2. 明确审批规则：在团队中明确不同审批类型的审批人矩阵，避免每次发起时都需要确认审批流程。

3. 合理设置审批层级：避免设置过多不必要的审批环节，根据风险程度合理设计审批流程。

4. 利用移动端优势：鼓励团队成员使用移动端快速响应审批请求，特别是在非办公时间需要紧急处理的情况。

5. 定期审查审批数据：团队领导应定期查看审批效率指标，识别流程瓶颈，优化审批流程。

6. 结合Teams其他功能：将审批与Teams频道、会议和文件协作结合，创建完整的数字化工作流程。

7. 培训与文档化：为新团队成员提供审批功能培训，并创建简单的操作指南文档。

通过有效利用Teams审批功能,组织可以显著减少行政负担，加快决策速度，并创建透明的工作流程记录，无论是小型团队还是大型企业，合理配置的审批流程都能成为提升整体运营效率的重要工具。

随着远程和混合工作模式的普及,集成在协作平台中的数字化审批工具不再只是便利功能，而是现代工作方式的基础设施，掌握Teams审批的发起和管理技巧，将帮助您和您的团队在保持连接的同时，维持高效有序的运营节奏。

标签： 协作效率